A gestão de tempo no segmento de logística

Saiba como o profissional de logística pode gerir melhor o tempo para trazer mais resultados para sua empresa e sua carreira

Uma das maiores virtudes para ser um excelente profissional no ramo de logística é conseguir ter uma eficiente gestão de tempo.

Com as atividades do dia a dia cada vez se tornando mais complexas e volumosas, saber se organizar em meio ao caos é essencial para se destacar neste segmento tão competitivo.

Até porque a área de logística é essencial para toda e qualquer empresa, já que é ela quem dá o ritmo dos processos nas organizações, do controle da chegada de insumos e matérias-primas, no tempo certo até a entrega aos clientes.

Talvez em nenhuma outra área, a máxima “tempo é dinheiro” seja tão presente e precisa quanto no segmento logístico.

Por isso, neste artigo, vamos lhe passar algumas dicas práticas de como você pode organizar o seu tempo para trazer ganhos à sua vida profissional e também aos processos logísticos de sua empresa.

Tenha informações sempre à mão e de forma simplificada

Hoje, informação é poder. Mas muitas empresas ainda perdem tempo compilando informações ou buscando-as em diferentes fontes. Trabalhar com fornecedores que disponibilizem informações precisas é um importante aliado na gestão do tempo. “A ABC mantém uma série de relatórios para nossos clientes, a fim de que  eles possam ter o controle das entregas de forma rápida e simples. Um destes relatórios é o Schedule no qual é possível enxergar onde há oportunidades de melhoria, qual foi seu lead-time e qual seria o perfeito para seu tipo de carga. Nele também há outras informações sobre o processo: tempo de trânsito, tempo em fronteira e rota utilizada. Tudo isso em formato One Page, simplificando e facilitando o entendimento e a tomada de decisão, além de  poupar muito tempo de nossos clientes”, explica Kelly Ferreira, da ABC Cargas.

Faça o mais importante primeiro

Esta é a regra de ouro da gestão do tempo. Identifique, a cada dia, as duas ou três tarefas que são as mais importantes para completar e  as faça  primeiro. Uma vez que você as fez, o dia já foi um sucesso. Você pode, então, passar para outros serviços.

Deixe sempre um horário reservado para imprevistos

O profissional que deseja se destacar no mercado logístico deve estar disposto a flexibilizar bastante  sua rotina. Em muitos casos, como as empresas lidam com diferentes processos, parceiros e atividades externas e, não raras  vezes, com operações de diferentes filiais, poderá ser necessário fazer viagens com  certa frequência, ou mesmo trabalhar em horários não convencionais.

Desse modo, o profissional de logística deve ser bastante flexível, deixando sua agenda sempre pronta para imprevistos.

Aprenda a dizer “não”

Assumir uma série de compromissos nos ensina a gerenciar o tempo, o que é interessante. No entanto, você pode terminar indo “longe demais”. Assim, em algum momento, você precisa aprender a recusar oportunidades e dizer “não”. Assuma somente os compromissos aos quais realmente terá tempo de se dedicar.

Coloque todo seu foco na tarefa que tem nas mãos

Feche todas as outras janelas do navegador. Coloque seu telefone fora do alcance e no modo silencioso. Encontre um lugar tranquilo para trabalhar ou escolha uma música para ouvir, caso isso o ajude. Concentre-se nessa tarefa e mergulhe nela.

Não permita que detalhes sem importância o atrasem

Muitas vezes permitimos que os projetos demorem muito mais tempo do que poderiam, porque nos detemos demais em pequenos detalhes, principalmente se temos uma queda pelo perfeccionismo. Livre-se da tentação de examinar a toda hora o que fez. Termine um volume considerável de trabalho primeiro e só depois  o revise.

Estabeleça um limite de tempo para cada tarefa.

Em vez de se sentar para trabalhar em um projeto e pensar “Vou ficar aqui até terminar esse trabalho”, procure pensar: “vou trabalhar nisso por três horas”, por exemplo. A restrição de tempo vai forçá-lo a se concentrar e ser mais eficiente, ainda que, eventualmente, você tenha que parar e voltar mais tarde para trabalhar mais um pouco e finalizar.

Deixe um intervalo entre as tarefas

Quando passamos apressadamente de uma tarefa para a próxima, fica difícil apreciarmos o que estamos fazendo e permanecermos focados e motivados. Fazer um “intervalo” entre as atividades vai ajudar a “refrescar” a mente. Enquanto estiver relaxando, faça uma caminhada curta, medite ou faça qualquer outro exercício que o ajude a “limpar” a mente.

Faça uma coisa por vez

Não pense na totalidade de sua lista de tarefas. Uma das maneiras mais rápidas de se oprimir é justamente pensar naquela enorme lista. Lembre-se de que, por mais que você pense em toda a listagem, ela não vai diminuir. Tudo que você pode fazer é se concentrar unicamente na tarefa que tem diante de você naquele momento. Siga assim: respire e dê um passo de cada vez.

Faça menos

Isso mesmo. Em outras palavras, “fazer menos” significa “faça aquilo que realmente importa”. Vá com calma, avalie o que precisa ser feito e concentre-se nisso. Prefira fazer menos coisas, mas que acrescentem mais valor, do que fazer muitas coisas quase sem importância.

Saiba delegar

Saber delegar é essencial para a gestão do tempo e também para se tornar um bom profissional de logística e exercer um cargo de liderança. Por isso, escolha as tarefas que são menos críticas para o seu dia a dia e passe-as para outras pessoas de sua equipe. Mas não se esqueça de definir um deadline e uma forma de acompanhamento: estabeleça um prazo específico ao delegar uma tarefa, mas também desenvolva acompanhamentos pontuais.

Tenha fornecedores que prezem pela excelência

Já imaginou contar com uma equipe de profissionais experientes e especializados, que possam cuidar de todo o seu processo logístico, maximizando seu tempo? Pois é isso que a ABC lhe oferece. “Nosso trabalho visa sempre o Sucesso do Cliente, por isso, nós cuidamos de todas as etapas do seu processo, para que você possa dedicar seu tempo e energia na busca de soluções inovadoras e eficazes que garantam o sucesso dos seus clientes e do seu negócio”, finaliza Kelly.