Saiba como ter controle de custos na transportadora

Fazer o controle de custos na transportadora é uma tarefa que exige bastante dedicação. De fato, as movimentações logísticas interferem em todos os setores da empresa, e conhecer a fundo a diferença entre custos e gastos para dividir bem os seus pilares é uma estratégia administrativa fundamental.

Como o número de etapas envolvidas na logística é muito grande, a gestão de recursos é imprescindível para que nenhuma área fique desassistida e, mesmo em épocas de baixas do mercado, a transportadora consiga se manter em crescimento. Dessa maneira, o segredo é reunir as informações necessárias com praticidade na hora de tomar decisões.

Quer saber mais? Vamos mostrar como fazer o controle de custos na transportadora com eficiência. Acompanhe!

Entenda como os custos são estruturados

Para cumprir o objetivo de gerar lucros e prosperar é necessário compreender qual é a estrutura de custos da empresa. Dessa maneira, diante das oscilações econômicas que enfrentamos e a alta concorrência do mercado, o processo de autoconhecimento financeiro faz muita diferença.

Ele é um importante aliado no momento de saber onde concentrar os gastos, identificar os investimentos e interromper processos que não trazem lucros. Antes de falarmos diretamente sobre como ter controle dos custos na transportadora, se torna indispensável compreender como tudo é estruturado.

Por definição, custo representa o que está relacionado ao serviço oferecido e ao produto utilizado para atender os seus clientes. São divididos entre custos fixos e custos variáveis. Veja os exemplos a seguir!

Custo fixos

Esse tipo de despesa não se altera em longo prazo. Na prática, os custos fixos representam tudo o que sua empresa precisa pagar todos os meses, como o aluguel do ponto físico, a conta de luz, impostos, salários e benefícios, entre outros. 

Vale lembrar que os gastos fixos não se alteram mesmo que a empresa fique um tempo sem funcionar. Ou seja, independentemente dos lucros gerados será preciso arcar com as despesas.

Custos variáveis

Os custos variáveis, no entanto, são alterados de acordo com a produção de cada mês. Então, se é um período em que a empresa costuma ter mais movimento ou é uma data especial para o segmento, os custos com matéria-prima, por exemplo, tendem a aumentar conforme o planejamento estipulado previamente.

Também é importante ressaltar que os gastos variáveis são os que acontecem em momentos de emergência, quando é preciso suprir custos com gastos inesperados, como a perda de uma carga. Entre os principais exemplos de custos variáveis estão combustível, peças e assistência, manutenção, acidentes e possíveis serviços de terceiros de última hora.

Identifique os principais custos

Pode parecer óbvio à primeira vista, mas muitas empresas trabalham com a operação financeira no ritmo de apagar incêndios. Em consequência disso, acabam descobrindo o problema apenas quando o estrago já é grande. Outra questão prejudicial causada por atirar no escuro é que algumas áreas internas podem ficar defasadas.

Quando o custo de um caminhão novo, por exemplo, excede o teto de gastos, a compra de matéria-prima precisa ser reajustada com um fornecedor que preza menos por qualidade. Tudo funciona como uma espécie de efeito dominó, cada decisão no setor financeiro tem consequências no operacional e, por isso, as avaliações devem ser feitas minuciosamente.

Então, conheça tudo o que sai e entra rigorosamente. Desde uma compra grande de um equipamento que é programada e planejada antecipadamente até o preço de um café insignificante pago para um cliente. Esse tipo de organização é muito importante para fazer o gerenciamento e ajuda na hora de controlar gastos sem perder a qualidade do trabalho.

Relacione os valores de maneira individual

Após identificar todos os custos que estão ligados diretamente ao transporte, você deve classificá-los entre custos fixos e variáveis. Essa tarefa deve ser feita conforme as indicações do começo do texto. As adaptações devem girar em torno do que é pago mensalmente de forma fixa e do que pode ser potencializado em situações sazonais.

Aqui entram seguro, depreciação, combustível, recursos humanos, gasolina, entre outros. É necessário identificar cada custo para saber quanto eles representam na cadeia de suprimentos e quais são as soluções mais viáveis dentro da estrutura montada. Além disso, ao colocar tudo em uma tabela, os gestores conseguem saber onde os recursos financeiros estão sendo implementados.

Vale lembrar que, como cada empresa possui veículos e sistemas diferentes, o que funciona bem para uma transportadora pode não fazer parte da realidade de outra. Algumas, no entanto, nem possuem veículos. Assim, os custos variáveis e fixos são muito particulares e o resultado vem exatamente desse conhecimento interno.

Calcule quanto custa o seu serviço

O autoconhecimento de que tanto falamos permite que você tome decisões baseadas em dados reais. Essas informações, quando bem analisadas e utilizadas, permitem um crescimento sustentável em longo prazo. A partir disso, com todos os custos estruturados, é possível calcular o valor do serviço prestado pela empresa.

Esse dado serve como base para cálculo de preços, negociações com fornecedores e ações voltadas para a redução de custos. Entretanto, existem outros fatores que devem ser levados em consideração. Veja, a seguir, os principais:

• facilidade de manuseio de produtos;
• facilidade de acomodação;
• risco da carga;
• sazonalidade;
• planejamento de trânsito.

Todos esses fatores precisam de atenção minuciosa para que a transportadora não fique no prejuízo e possa se manter eficiente diante dos clientes e prosperar mesmo em tempos de oscilações do mercado.

Tenha o controle das informações

Um dos grandes benefícios do controle de custos na transportadora é manter a competitividade da empresa no mercado perante os concorrentes. Para que isso seja possível, é interessante contar com a ajuda da tecnologia e dos parceiros estratégicos que facilitam o trabalho o máximo possível.

Ao otimizar o setor financeiro, por exemplo, implementando um software, os riscos de erros são praticamente eliminados e o controle das informações fica concentrado em um mesmo programa, totalmente digital.

Os parceiros estratégicos, aqui, são indispensáveis pela necessidade de cumprir prazos sem perder a qualidade do serviço e, quando for preciso, reduzir custos de maneira inteligente por sazonalidades.

Ficou claro como o controle de custos na transportadora pode ser um verdadeiro divisor de águas em seu negócio? O mais importante é que, em uma gestão de recursos adequada, você saiba diferenciar custos e gastos para aplicar recursos em ações que realmente trazem retorno positivo e ajudam a tornar a empresa referência no mercado.

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