Metodologia 5S: saiba o que é e quais são suas vantagens

O Japão é conhecido por ter uma população educada e disciplinada, que tem facilidade de assimilar padrões e seguir regras. Essa característica faz do país o berço de várias metodologias voltadas para o mundo corporativo que são amplamente adotadas mundo afora. 

Uma dessas metodologias é o 5S, que nasceu logo após a Segunda Guerra Mundial em que o Japão passou por um período de escassez de recursos e precisou criar medidas para reduzir ao máximo os desperdícios. A adoção dessas diretrizes e o seu cumprimento levaram o Japão, de um país devastado pela guerra, a se tornar uma das maiores economias do mundo. 

Neste post, vamos entender o que é a metodologia 5S e como o setor logístico pode se beneficiar dela. Confira!

O que é a metodologia 5S?

A metodologia 5S tem como foco a implementação de uma cultura de qualidade total, que entrega diretrizes para que as empresas implementem um processo de melhoria contínua, visando a redução de desperdícios e elevação da capacidade operacional.

O nome “5S” é originário das palavras de ordem que formam a metodologia e que em japonês todas começam todas com a letra S, sendo elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português, essas palavras foram adaptadas como os 5 Sensos. Veja abaixo o que significa cada um.

Seiri — Senso de Utilização

Esse senso tem como foco a utilização racional e inteligente de todos os recursos corporativos — equipamentos, materiais, dados, máquinas etc. O foco aqui é manter apenas o que realmente será utilizado nos processos, realizando a realocação ou descarte de todos os reusos que não são indispensáveis para a execução dos processos.

O objetivo é tornar o ambiente mais limpo, deixando próximo do colaborador apenas os recursos que efetivamente serão utilizados na produtividade e guardando aqueles que só serão utilizados de maneira pontual.

Seiton — Senso de Organização

O foco aqui é tornar o ambiente de trabalho o mais organizado possível, colocando cada coisa em seu lugar. Como podemos perceber, esse senso está intimamente ligado ao senso de utilização, visto que ele trabalha em conjunto com a ideia de que as coisas precisam ser acessadas com mais facilidade para o ganho de produtividade.

A implementação do senso de organização se dá com utilização de marcações, placas, etiquetas e adesivos indicadores, que mostram onde cada material deve ser guardado para evitar perda de tempo com procurar infindáveis.

Seiso — Senso de Limpeza

Como o nome indica, o foco desse “S” é manter o nível de limpeza do ambiente de trabalho, a fim de eliminar quaisquer objetos estranhos ou desnecessários. O objetivo é criar um ambiente mais seguro e agradável de se trabalhar, com mais segurança. É importante ressaltar que esse senso também se refere ao cuidado pessoal, como o colaborador manter a sua aparência e postura.

Seiketsu — Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização segue a linha dos demais, com foco na criação de modelos de placas, padrões de cores, formas e o que mais for necessário para criar um conjunto de sinalizações e símbolos que padronizaram o ambiente de trabalho, para que todos possam reconhecer os padrões, mesmo quando estiverem fora de suas áreas. 

Isso, além de contribuir com a segurança, pois independente de onde o colaborador estiver, ele saberá onde estão os riscos por meio das simbologias, facilita a adaptação quando houver a necessidade e de migração de um profissional de uma área para outra.

Em relação à saúde, é de suma importância que haja uma atenção especial a aspectos que possam tornar o ambiente insalubre, como maus cuidados com banheiros, refeitórios e ambiente de trabalho, no que se diz respeito à manutenção de um ambiente saudável. Nesse cenário, podemos incluir a ventilação, iluminação, desinfecção, quando necessário, ergonomia, entre outros.

Shitsuke — Senso de autodisciplina

Todos os sensos citados anteriormente dependem de um único para serem executados e mantidos, que é o senso de autodisciplina. Isso porque, basta um pequeno descuido para que hábitos antigos voltem e a empresa perca todos os benefícios que a metodologia oferece. 

O nome do método não é 5 “S” à toa, afinal, você precisa aplicá-los sempre juntos para atingir os resultados. Deixá-los pendurados na parede apenas como lembrete ou algo burocrático não fará nenhum efeito.

Quais são as vantagens de aplicar a metodologia 5S nos processos logísticos?

Os benefícios da metodologia 5S estão explícitos nas próprias definições de cada “S” que forma esse método. No setor logístico, podemos dar ênfase a outros benefícios, que estão interligados ao setor. Confira!

Padronização na definição dos locais

O setor de logística pode se beneficiar com a análise dos melhores locais, tanto para o descarte, quanto para o próprio estoque, com a realização de mercadorias. Um bom exemplo é a padronização do endereço das mercadorias no ambiente logístico, que evita perda de tempo e agiliza os processos.

Essa marcação precisa ser feita de modo ordenado, dentro de um padrão, e essa definição pode ser feita tendo como base o senso de utilização, afinal, o primeiro que entra é o primeiro que sai, ou seja, precisa sempre estar mais próximo.

Enxugamento dos recursos desnecessários

Acumular é sempre mais fácil do que limpar, não é mesmo? Quando não há diretrizes sólidas para seguirmos, a tendência é que no dia a dia do trabalho, com a correria dos processos, acabamos acumulando recursos, sempre com a mentalidade de que um dia vamos precisar daquilo. 

Como vimos no senso de limpeza, é importante deixar à vista somente o que vamos utilizar para as operações naquele exato momento, ou seja, nada de achar que algo que você poderá, quem sabe um dia, precisar tem que estar à sua mão nesse momento. 

E isso vale tanto para o ambiente físico quanto para o virtual. Se você precisa procurar por muito tempo algo em sua estação de trabalho, passando por inúmeras pastas até achar o que precisa, o seu computador está precisando de passar pelo 5 “S”, mais especificamente, por uma limpeza.

Autodisciplina para lidar com cargas de alto valor agregado

As operações logísticas são realizadas com produtos que podem trazer um valor agregado, nos mais variados valores e isso requer uma autodisciplina constante de todos os colaboradores. 

Os motoristas, por exemplo, assumem uma grande responsabilidade e precisam desempenhar as suas funções de maneira adequada, aliando o senso de autodisciplina aos demais — mantendo a cabine limpa, organizada e com cada coisa em seu lugar

Como vimos, a metodologia 5S visa a eficiência máxima nos processos com o menor consumo de recursos possíveis. É um ensinamento que foi aprendido em um momento de crise vivido pelo Japão, que foi absorvido por empresas de todo o mundo e consolidado como um método que contribui para o sucesso de empresas de todos os segmentos e portes.

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