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Contar com um controle de veículos efetivo na empresa pode ser um grande diferencial logístico do negócio. Por meio dessa prática, alguns ganhos são observados. Entre eles, destacamos especialmente a possibilidade de verificar o histórico de operações da frota, de contar com os dados do negócio sempre organizados e em dia, além de contar com uma compreensão precisa sobre as rotas realizadas, as multas recebidas e os itens de inspeção necessários para um próximo ciclo.
Além disso, é a oportunidade de a gestão financeira da empresa ter uma previsibilidade melhor dos custos, impactando todas as áreas, mesmo aquelas que não são logísticas. Devido a essa importância, neste material a gente explica como é possível fazer esse controle eficientemente. Confira!
Tenha o conhecimento sobre os veículos da frota
Pode parecer uma dica óbvia, mas muitas empresas ainda deixam a desejar quando se trata do entendimento sobre o controle de veículos existentes. Hoje, existe tanto a possibilidade de fazer o controle por planilhas quanto por sistemas de gestão. Esse último, inclusive, é o mais indicado, e abordaremos sobre isso mais adiante.
A partir desse levantamento dos veículos que a frota tem, é possível entender qual é a quilometragem rodada por cada um, quais foram os problemas que eles passaram nos últimos meses, quem são os responsáveis por cada veículo, quais foram os custos dos reparos, entre outros pontos.
Dessa forma, além de ser possível identificar formas de reduzir os custos, o negócio também poderá traçar ações que possibilitem uma melhor conscientização dos motoristas, principalmente aqueles que têm maior incidência de ocorrências.
Faça manutenção preventiva
A partir do momento em que a empresa realiza de forma contínua o levantamento e as atualizações dos veículos, é possível também ter um controle sobre a manutenção preventiva. Entre os diferenciais de adotar essa prática, destacamos especialmente:
- maior confiabilidade e vida útil aos veículos, uma vez que a empresa previamente terá o entendimento sobre as correções que precisam ser feitas;
- menor chance de veículo ficar parado devido a algum gargalo que ocorra enquanto ele estiver em operação;
- menos imprevistos, principalmente aqueles que ocorrem nas estradas, o que pode prejudicar bastante no cumprimento dos prazos e consequentemente na satisfação de clientes;
- redução de riscos de acidentes;
- redução de multas, entre outros.
Para realizar a manutenção preventiva da frota, algumas ações podem ser realizadas. Entre elas, o alinhamento da direção com uma predefinição da quilometragem rodada, troca de pneus de forma contínua, regulagem de freios (tendo as etapas de trocas de pastilhas e lonas), verificação de luzes de freios, entre outros.
Estabeleça metas
Independentemente de qual seja a área de seu negócio, é importante contar com metas para que os profissionais da equipe tenham foco e direcionamento. No caso do controle de veículos, não é diferente.
Alguns exemplos de metas que podem ser estabelecidas tanto pela gestão quanto pelos colaboradores são:
- prevenção dos acidentes na frota, principalmente aqueles cuja razão estão relacionadas a problemas técnicos do veículo;
- reduzir o consumo de combustível (lembremos sempre que, quanto mais há manutenção, menores são as chances de o veículo gastar mais combustível do que o necessário);
- ter um planejamento dos controles de operação preestabelecido no início de cada período de avaliação de metas;
- fazer a contratação de ferramentas que serão úteis para o dia a dia da área, entre outros.
Além da definição de metas, indicamos também que haja o acompanhamento de perto desses resultados. Assim, planos de ação podem ser criados sempre que um número estiver abaixo das expectativas da área.
Faça um planejamento de rotas
Para fazer um planejamento de rotas eficiente, uma boa dica é agrupar trajetos. Exemplo: suponhamos que existem duas entregas para locais distintos, mas que estejam próximos e com boas rotas que ligam uma cidade à outra. Dessa forma, um mesmo profissional pode realizar ambos em um prazo inferior.
Além disso, sempre que for fazer o desenho da rota, é interessante haver o conhecimento sobre os horários em que as rodovias estão mais agitadas e quais são as zonas de circulação impedidas para veículos de grande porte. Não deixe de criar relatórios sobre essas rotas para identificar pontos de melhoria, bem como fazer com que esse planejamento seja feito de forma recorrente, e não pontualmente.
Avalie o desempenho dos condutores
Se você fizer o controle de veículos, não pode deixar de avaliar o desempenho dos condutores. Por meio dessa prática, há a possibilidade de identificar aqueles com melhor performance, entender quais são as estratégias que eles adotam e aplicar isso para o restante da equipe. Lembre-se que, ao investir na melhoria do desempenho do seu time, você investirá na melhoria do desempenho da própria empresa.
Com essa medida, ainda pode-se verificar alguns números interessantes para o controle de veículos, como o tempo gasto por trajeto, o combustível consumido, entre outros pontos.
Utilize um sistema de gestão
Por fim, indicamos que você utilize um sistema de gestão para facilitar o processo. Isso pode ocorrer manualmente em planilhas, mas há chances de erros, retrabalho e de contar com informações desatualizadas.
Para escolher um sistema de gestão ideal para as suas necessidades, temos algumas recomendações. Entre elas, ressaltamos:
- saiba quais são as suas funcionalidades do sistema que mais se adaptam às suas necessidades e a realidade de seu negócio;
- entenda quais são as integrações que esse sistema possui, principalmente se você já conta com algumas ferramentas em seu negócio;
- verifique qual é a facilidade de acessibilidade, principalmente se os profissionais de seu negócio entendam se realmente é eficiente;
- avalie como é o suporte técnico oferecido pela empresa, uma vez que ele vai ser essencial para qualquer dúvida de seu time, entre outros.
E então, o que achou de conhecer um pouco mais sobre as dicas para um controle de veículos eficaz? Como vimos, trata-se de algo essencial para que tenha mais efetividade nas suas atividades, menos gastos e também haja mais confiança com os veículos e profissionais.
Se deseja conferir outras dicas e novidades que selecionamos, não deixe de conferir em um outro material do nosso blog sobre como evitar avarias no transporte de cargas.
