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É inviável gerir uma transportadora, com o volume de dados produzidos diariamente, sem organização dessas informações. Essa boa gestão demanda a emissão de documentos que contribuem para o controle de volumes enviados, para conferências internas e externas — como a fiscalização em transportes internacionais e conferência de entregas no retorno do motorista.
Um documento que se destaca, nesse sentido, é o romaneio de cargas, que traz consigo informações relevantes a respeito dos volumes transportados, além de dados referentes à nota fiscal e código de cada produto.
Neste post, vamos entender a importância do romaneio de carga, o que não pode faltar na sua emissão e os benefícios de ter esse documento. Confira!
O que é romaneio de carga?
O romaneio de carga consiste na documentação de todas as especificações relativas aos pedidos que serão enviados por uma transportadora, com foco na integração de todos os dados referentes à distribuição em um único arquivo.
Esse documento é importante para facilitar a conferência dos pedidos, tanto no embarque quanto no desembarque, contribuindo para otimizar o processo de fiscalização. Em relação ao comércio internacional, o romaneio contribui para a facilitação do desembaraço aduaneiro.
Como esse documento é gerado?
Não há grandes burocracias para a geração do romaneio, sendo que ele pode ser feito de forma básica, com o auxílio de planilhas simples. Nessas planilhas, deverão ser inseridas as informações necessárias para suprir as demandas da empresa — todos os dados que contribuam para o controle da carga, e que precisam ser acompanhados, devem ser inseridos no layout do documento.
É claro que, com a facilidade que as ferramentas digitais oferecem, é possível automatizar a emissão do romaneio, coletando os dados diretamente do sistema e integrando com os outros setores que fazem parte do processo de transporte.
Além de facilitar a integração de dados, a automação com coleta automática de informações contribui para a redução do índice de erros, minimizando falhas e retrabalhos que podem atrasar as entregas e aumentar os custos.
O que a legislação diz a respeito do documento?
Não há obrigatoriedade ou padronização imposta pela legislação em relação ao romaneio, embora o documento seja redigido pela Instrução Normativa SRF 680 e pelo Regulamento Aduaneiro.
Há casos em que a emissão é feita de forma regular, como há a declaração de importação e no desembaraço aduaneiro — situações em que, se não apresentados os documentos, a empresa poderá arcar com multas.
O que não pode faltar nesse documento?
Como vimos, a legislação não impõe um modelo padrão para o romaneio de carga. Porém, para que ele realmente cumpra a sua função, há algumas informações básica que deverão ser inseridas, por exemplo:
- quantidade de volumes;
- NFs enviadas;
- dados relativos às cargas, como volume, dimensões e peso;
- identificação de cada pedido;
- material e tipo das embalagens utilizadas — caixa de madeira, papelão, plástico, paletes, entre outros.
Por que é importante fazer o romaneio de carga?
A utilização do romaneio contribui para que haja mais precisão no processo de transporte de cargas, reduzindo os erros e aumentando a qualidade dos serviços prestados. Isso colabora para o aumento da satisfação do cliente, redução de atrasos e de custos.
Além disso, proporciona uma melhora da imagem da empresa em seu mercado de atuação. Veja, abaixo, quais são os principais pontos de benefícios que uma empresa pode ter ao adotar a emissão desse documento.
Mais transparência para o motorista
A partir do momento em que há a emissão do romaneio e as cargas são despachadas, o motorista assume a responsabilidade sobre os pedidos e poderá utilizar o documento para a prestação de contas quando retornar à empresa.
Assim, será possível comparar os comprovantes de entrega com o que foi enviado de acordo com as informações inseridas originalmente no romaneio de carga. Nesse cenário, o que muitas empresas fazem é a emissão de duas vias do documento, arquivando uma internamente para que seja utilizada no retorno, e a outra segue com o motorista para que haja um bom controle na entrega.
Maior controle dos comprovantes de entrega
Uma das maneiras de aumentar a eficiência no controle de entregas é a conferência dos comprovantes quando eles retornam à empresa. Para isso, o profissional responsável pela conferência deverá verificar se os canhotos assinados pelo recebedor estão ligados aos romaneios.
Otimiza o rastreamento de pedidos
Engana-se quem acredita que o romaneio tem como foco apenas o controle das cargas enviadas. Todas as informações inseridas no documento são integradas na base de dados e podem ser utilizadas nos sistemas de rastreamento de pedidos. Assim, todos os profissionais envolvidos no processo ganham mais dados sobre o status das entregas.
Essas informações também podem ser utilizadas para atualizar os clientes sobre o progresso da entrega, com dados mais transparentes que proporcionam uma maior confiabilidade ao processo. Isso transmite mais confiança para que eles voltem a fazer negócios com sua empresa, indicando os seus serviços para terceiros.
Respalda a empresa em caso de sinistros
Os problemas nunca chegam com hora marcada e, por mais que trabalhemos para manter a excelência em nossos serviços de transporte, estamos sujeitos a passar por sinistros, como roubos, furtos, acidentes e danos às mercadorias transportadas.
Nesse cenário, pode acontecer de a seguradora solicitar uma cópia do romaneio para assegurar a indenização. Ter o documento em mãos contribuirá para que a empresa consiga ser reparada de forma mais rápida, reduzindo, assim, os prejuízos.
Além disso, a utilização deste documento contribui para a fiscalização, rastreamento e redução de erros, tornando todo o processo mais preciso e transparente. No fim das contas, todos saem ganhando: a transportadora, pela otimização de sua produtividade e facilidade de acesso aos documentos; e os clientes, que passam a receber os produtos com mais agilidade e menor margem de erro.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância do romaneio de cargas. Afinal, estamos falando de um documento que otimiza a organização e controle dentro das transportadoras.
Gostou do post? Como a sua empresa emite o romaneio de cargas? Conte para a gente! Além disso, se ficou com alguma dúvida sobre o assunto, não deixe de comentar abaixo.
