Como fazer recebimento de mercadorias? Veja o passo a passo

Realizar o recebimento de mercadorias exige planejamento e uma equipe capacitada para executar todo o processo. Para isso, é necessário ter um cronograma com as datas em que a empresa vai receber os produtos, fazer a descarga dos veículos e, em seguida, a armazenagem adequada conforme as especificidades de cada item.

No entanto, qualquer equívoco pode comprometer as finanças do negócio e prejudicar os acordos pré-estabelecidos com os clientes. Por isso, elaboramos este conteúdo para que você confira um passo a passo sobre o que precisa ser feito.

Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Quais são as etapas mais comuns no processo de recebimento de mercadorias?

Antes de mais nada, apresentaremos algumas das etapas mais comuns do recebimento de mercadorias. Confira!

Planejamento do recebimento

O planejamento não consiste apenas no cronograma da chegada da mercadoria e na preparação da equipe para armazenagem. Ele começa no processo de solicitação de compra. Primeiro, a equipe precisa entender se o prazo do fornecedor atende às necessidades do negócio, avaliar se haverá espaço suficiente para guardar os itens adquiridos e também analisar o orçamento para que não seja ultrapassado, conforme o planejamento estratégico.

Depois de todo o processo realizado, é necessário fazer a solicitação de compras conforme as políticas internas. Caso haja burocracia de aprovações por parte de um time específico, é preciso estar atento a esse prazo para não comprometer as etapas de trabalho que dependem daquela mercadoria.

Preparação da documentação

Avalie quais são as documentações a serem exigidas por parte do fornecedor, uma vez que é preciso que a empresa esteja sempre atenta às particularidades de nossa tributação. Tenha também uma pessoa responsável por fazer toda a conferência das notas fiscais dos produtos a serem recebidos, pois isso garantirá que a empresa contratada realize a entrega efetivamente.

Recepção física das mercadorias e inspeção de qualidade

Na recepção física das mercadorias, recomenda-se que se inicie imediatamente o processo de inspeção de qualidade. Nessa etapa, o colaborador ou a equipe responsável avaliará se há qualquer tipo de avaria ou defeito nos itens entregues. Dessa forma, evita-se que a empresa sofra perdas financeiras, uma vez que é possível devolver itens que não condizem com o que foi comprado.

O ideal é contar com um checklist físico ou digital que permita ao colaborador avaliar todos os tópicos necessários e garantir que nada defeituoso passe pela inspeção.

Registro de entrada no sistema

Depois do recebimento, o registro é necessário para o controle de estoque. Entre os principais diferenciais de contar com esse cuidado, destaca-se especialmente:

• possibilidade de qualquer pessoa da equipe acessar as informações de forma precisa e relevante;
• redução de custos, pois o registro vai impedir que haja novas compras de itens que já estejam armazenados;
• melhorias para as tomadas de decisão que envolva compras;
• mais agilidade para a resolução de problemas da empresa;
• atendimento às principais normas internas da empresa.

Armazenamento ou distribuição

Existem alguns cuidados que devem ser considerados no processo de armazenamento de mercadorias. Analise a curva ABC, uma metodologia que possibilita a identificação do grau de importância dos itens para a empresa. Na categoria A, selecionam-se os produtos de maior faturamento; na B, os de médio faturamento; e na C, os de baixo faturamento.

Dessa forma, os itens A não podem faltar no estoque, enquanto os B e C, apesar de não impactarem tanto nas finanças, podem gerar vendas adicionais. Isso contribui para a análise da distribuição desses itens no espaço, uma vez que aqueles de maior saída devem ser mais fáceis de serem acessados.

Outros cuidados necessários para o armazenamento é contar com uma infraestrutura necessária de acordo com as especificidades de cada produto, além de definir um layout que tenha capacidade de armazenamento dos materiais estocados, da movimentação no depósito e da temperatura necessária para alguns produtos.

Gestão de devoluções ou discrepâncias

Na gestão de devolução, é essencial contar com um espaço específico para o armazenamento de produtos que serão encaminhados de volta ao fornecedor, para não atrapalhar a rotina da equipe. O ideal é ter uma pessoa responsável por esse procedimento, além de definir as principais medidas para a organização adequada do depósito.

Caso utilize um sistema de gestão de estoque, faça esse controle diariamente e registre todas as movimentações para evitar descompassos na gestão de fornecedores.

Quais são os erros comuns no processo de recebimento de mercadorias?

Além de todas as dicas apresentadas, erros comuns podem ser evitados no recebimento de mercadorias em um processo logístico. Entre eles, ressaltamos:

• deixar de capacitar a equipe: o time responsável deve ser continuamente treinado quanto às novas tecnologias e aos processos internos para evitar que haja qualquer tipo de discrepância. Envolva as pessoas nas decisões e definições de políticas internas, pois elas vivenciam o dia a dia das operações e podem fazer contribuições relevantes;
• não contar com integrações entre setores da empresa: todos os setores de um negócio devem estar integrados para o controle adequado de solicitações de compra e o acionamento do time que está destinado ao recebimento;
• não usar tecnologia: hoje, muitos sistemas contribuem para uma avaliação rápida de todos os itens em estoque, para o controle de notas fiscais e também para a gestão de fornecedores. Caso opere tudo manualmente, os riscos de falhas humanas aumentam consideravelmente;
• não categorizar os registros: por fim, recomendamos ainda que haja a categorização dos registros em quantidades, fabricantes, lotes, validade dos produtos, entre outras definições que melhor fazem sentido para a realidade de seu negócio.

Neste material, você pôde entender um pouco mais sobre o processo de recebimento de mercadoria, as principais dicas recomendadas, além de conferir erros que devem ser evitados. Como vimos ao longo do conteúdo, ter um cronograma pré-estabelecido e estar em constante diálogo com os fornecedores possibilita que o negócio tenha sempre os itens necessários para o seu funcionamento e para uma maior satisfação dos clientes.

Por essa razão, ter em mente o conceito de SLA de entregas e como ele se aplica no dia a dia logístico fará toda a diferença tanto para o recebimento quanto para o planejamento de modo geral. Continue no blog e saiba mais!