Obter a melhor cotação de frete exige muito mais do que apenas inserir o tamanho e o peso da carga, pois o cálculo de frete rodoviário depende de muitos fatores e diversos números. Por isso, é importante definir o tipo de carga, avaliar os tributos incidentes, definir a rota a ser percorrida, entre outras análises importantes. Viu como essa é uma atividade complexa devido às muitas variáveis?
Mas não precisa ser assim, com o objetivo de ajudá-lo a obter a melhor cotação de frete, decidimos compartilhar, neste post, algumas das principais dicas para esse processo. Essas ideias permitirão uma maior flexibilidade na hora da sua escolha de uma boa transportadora — e o melhor! — sem elevar muito os custos. Boa leitura!
O que é cotação de frete?
Vamos começar explicando a definição de cotação de frete! Cotar o valor de objetos a serem transportados significa especificar e definir o valor a ser cobrado para o envio dos produtos. É importante mencionar que o preço do frete varia segundo a cidade, o tipo de carga (que pode requerer particularidades especiais), as regiões de origem e destino, entre outros fatores que você poderá conferir adiante.
Qual a importância da cotação de frete?
Toda negociação de frete causa impactos diretos no custo da operação. Por isso, é fundamental entender o perfil da carga do negócio e encontrar parcerias adequadas para aumentar os ganhos e evitar erros geradores de penalidades contratuais, gastos com danos e atrasos na entrega. A importância de uma cotação eficiente recai sobre:
- dominar a informação, o que é um diferencial para a gestão de recursos dos negócios, pois com dados claros e precisos é possível tomar decisões mais assertivas.
- diminuir o tempo para a execução dos processos e aumentar o uso de recursos alocados na atividade de transporte de cargas;
- auxiliar na rentabilização das operações da empresa.
Quais os passos de uma cotação de frete rodoviário eficiente?
A seguir, você verá tudo o que é importante observar, como o tipo de carga, os tributos, os custos de transporte, entre outros aspectos fundamentais na hora de calcular o frete necessário para o transporte.
Defina o tipo de carga
Agora que você já sabe o que é cotação de frete, está pronto para saber como descobrir os custos do envio das suas cargas! Primeiramente, é preciso entender que cada produto demanda uma necessidade específica para o seu transporte, e isso deve ser um dos primeiros fatores a serem analisados. Alguns produtos, por exemplo, exigem um maior cuidado com o manuseio por serem mais frágeis.
Já outros podem requerer condições especiais, como é o caso das cargas perecíveis, que apresentam durabilidade mais curta. Nesses casos, o transporte precisa superar alguns desafios extras, como deslocamentos mais curtos e condições de armazenamento especiais, como a refrigeração — fatores que afetam diretamente o custo final do transporte.
Como cada tipo de carga pode requerer uma dada recomendação, as mercadorias são divididas em categorias segundo o nível de periculosidade, fragilidade, valor e volume. Os exemplos de cargas mais transportadas no Brasil são:
- cargas secas (madeira, mobiliário, alimentos não perecíveis e produtos para construção);
- cargas perigosas (explosivos, produtos químicos e gases tóxicos);
- cargas a granel (grãos, cereais, farinhas etc.);
- medicamentos e insumos farmacêuticos;
- cargas vivas (animais para abate);
- frigoríficas (animais abatidos);
- produtos lácteos e similares;
- veículos etc.
Por fim, não podemos nos esquecer das mercadorias de valor, com grandes riscos de roubo (eletrônicos, joias, dinheiro em espécie), as quais podem requerer escolta rodoviária ou aérea.
Avalie os tributos de fretes
Aqui está uma variável que foge do controle dos transportadores: os tributos que incidem sobre o transporte de mercadorias, a começar pelo principal deles, o ICMS — Imposto de Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços. Por se tratar de um tributo estadual, (variando de estado para estado) e de acordo com o produto a ser transportado, é importante ficar atento a essas especificidades.
Isso porque, a depender do produto, será necessário alterar a base de cálculo. Com isso, a porcentagem a ser cobrada pode ser diferente. Para entender melhor se o produto transportado se enquadra, você deverá visitar o site da Secretaria de Fazenda do Estado em questão. A seguir, confira algumas das taxas de frete mais praticadas!
Taxa de Restrição ao Trânsito (TRT)
A TRT visa cobrir os custos adicionais que a transportadora tem na atuação em cidades com restrições relacionadas à circulação dos veículos de carga, bem como às atividades ligadas à carga e descarga de produtos em determinados locais. A cobrança é sobre um percentual que incide no preço do frete original, podendo chegar a 20%, a depender da localidade.
Taxa de Dificuldade na Entrega (TDE)
A TDE objetiva o ressarcimento das transportadoras pelos gastos adicionais decorrentes da dificuldade de realizar determinadas entregas, as quais envolvem problemas para acessar certos locais e exigências dos clientes, além dos atrasos no processo de descarga. A negociação é realizada entre a transportadora e o embarcador. Já a incidência pode chegar a 20% em cima do preço do frete, sempre com cobrança mínima de R$ 20,00.
Gerenciamento de Risco (GRIS)
Essa taxa foi desenvolvida para cobrir os gastos da transportadora com medidas de prevenção ao furto e ao roubo de cargas. Ela é cobrada com uma porcentagem que incide no valor da nota fiscal, não estando relacionada à distância percorrida. O custo de referência é de 0,30% sobre o preço que consta na nota fiscal, e o mínimo a ser cobrado é R$ 3,00 por CTe.
Taxa mínima
O frete mínimo ou taxa mínima é a cobrança realizada para cobrir os custos das transportadoras referentes às cargas com um peso inferior ao normalmente praticado. Por isso, no momento de contratar o transporte, um preço mínimo é estabelecido para as cargas abaixo dessa faixa. Normalmente, o valor mínimo costuma ser R$ 50.
Ad Valorem
Embora o nome do tributo esteja em latim, é fácil imaginar ao que ele se refere: são consideradas as características da carga, o valor do produto e a distância a ser percorrida, além de questões relacionadas à segurança das mercadorias. Para o cálculo, é usado um determinado percentual que incide sobre o valor da carga, o qual pode chegar a até 1,20% em longas distâncias.
Pedágio
O valor do pedágio é cobrado diretamente nas rodovias, e o custo depende do percurso que foi determinado para fazer a entrega. Uma particularidade que deve ser considerada está relacionada às cargas não fracionadas que precisam ser fracionadas. Nesses casos, são feitos rateios entre os pedidos das mercadorias presentes no veículo. Com isso, é possível oferecer um valor mais justo aos clientes.
Por fim, comentamos que descobrir como aplicar as taxas durante a cotação de frete é imprescindível para negociar com as transportadoras e entender as justificativas para os valores. Outras modalidades de tributos podem ser aplicadas pelas transportadoras, a depender de como a negociação é feita e dos tipos de frete.
Faça um levantamento dos custos de transporte
Falamos acima sobre a necessidade de análise dos impostos que incidem sobre o valor final, pois os custos que agregam valor a esse tipo de serviço podem ser ainda mais taxados. No processo de cotação de frete rodoviário, cabe ao responsável levar em conta todos os gastos que terá durante o transporte, colocando na lista valores como:
- gastos com alimentação dos caminhoneiros;
- pedágios (citados anteriormente);
- custos extras com manuseio;
- combustível etc.
É importante entender que os custos variam de frete para frete, pois estamos falando de um serviço que tem destino, origem, dimensões, peso e medidas diferentes. Por isso, é de suma importância que essas informações sejam listadas para a cotação, pois, quanto mais informações forem obtidas, mais preciso será o valor final.
Faça o cálculo de cubagem da mercadoria
Algumas empresas utilizam como base para o valor do frete apenas o peso da carga. Para isso, são criadas tabelas com valores predeterminados para fazer o cálculo. Porém, é importante partir da informação referente ao peso da carga para calcular os desdobramentos dessa medida, como o preço bruto (peso total da carga) e o peso cubado — sendo que o ideal é fazer o cálculo considerando o peso de maior valor.
Para calcular a cubagem de uma mercadoria, é preciso partir de uma fórmula, em que o valor da cubagem se dá pela multiplicação do comprimento, largura e altura da carga. A partir desse valor, outro cálculo é feito, com uma multiplicação por 300 — fator de cubagem do transporte rodoviário, referente ao “peso ideal” em relação a um metro cúbico dentro do veículo. Confira as duas fórmulas:
Volume Total (cubagem) = Altura X Largura X Comprimento
Peso Cubado = Volume Total X 300
Defina a rota a ser percorrida
Outro ponto importante a respeito da cotação do frete envolve as informações relacionadas ao destino da carga. O planejamento de rotas é primordial para que seja verificada a quilometragem a ser percorrida com maior exatidão.
Quanto mais longe for o destino, devido à maior quantidade de combustível utilizado, maior será o preço do frete. Para as transportadoras que trabalham com fretes fracionados, a informação exata sobre o destino final da carga garante um planejamento das entregas mais agilizado e facilitado.
Saiba o valor da mercadoria e entenda seus impactos
Não podemos nos esquecer de uma das informações mais relevantes a respeito da cotação de frete rodoviário, que é o valor da mercadoria. Há uma taxa a ser cobrada para garantir o seguro da carga. Essa taxa é baseada no valor do produto, sendo uma porcentagem definida na tabela de fretes.
Há casos em que essa porcentagem é calculada tendo como base o nível de risco ao qual a carga está submetida. Por exemplo, quando a carga é de um produto de alto valor agregado, visado por criminosos, e o caminhão precisa passar por regiões onde há um alto nível de roubo de cargas, o valor tende a ser mais alto.
Avalie várias transportadoras
Para escolher a melhor empresa de transporte de carga, você deverá levar em consideração muitos fatores e números. Portanto, antes de tomar a decisão, você precisará fazer uma verificação detalhada de cada empresa, desde seus equipamentos até uma análise de seu histórico de transporte. Veja abaixo alguns dos fatores que precisam ser levados em conta:
- tipo de carga a ser embarcada;
- modo de serviço oferecido;
- níveis de experiência;
- contratos de serviço;
- monitoramento;
- localização;
- seguro etc.
Ao analisar detalhadamente os perfis das empresas pretendidas, você terá mais base para tomar sua decisão e escolher a melhor empresa de transporte de cargas para sua remessa.
Quais os benefícios da otimização da cotação de frete?
A otimização da cotação dos valores do transporte rodoviário ajuda a melhorar o fluxo de trabalho. Para otimizar de modo eficiente, invista em tecnologia, padronize processos e agilize a cotação. Confira os benefícios alcançados com essas práticas!
Aumento da produtividade
Ao investir em automação, você consegue finalizar determinadas rotinas logísticas automaticamente, reduzindo as tarefas repetitivas e o tempo dos processos e operações. Com isso, é possível delegar atividades mais estratégicas — que trazem melhorias e desenvolvimento ao setor — para os funcionários mais bem preparados.
Padronização dos processos
É bem verdade que a padronização é capaz de agilizar qualquer processo. E no caso da cotação de frete, isso é fundamental, já que são muitas as etapas a serem executadas — incluindo a determinação dos diferentes tipos de frete: CIF ou FOB! Um exemplo é reunir dados importantes para a determinação do frete, contribuindo para minimizar custos e reduzir erros.
Agilidade na cotação
A otimização do processo de cotar o frete ainda traz agilidade. Com isso, as cargas começam a ser liberadas em menos tempo. O resultado é o impacto positivo no prazo informado aos clientes. Afinal, se o produto chegar antes, a satisfação do consumidor é garantida.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha ótimas informações para fazer a cotação de frete rodoviário da melhor maneira possível. Lembre-se: o planejamento da cotação faz parte das estratégias relacionadas ao transporte de cargas. Afinal, uma empresa experiente, que faça isso com frequência, precisa ter uma previsibilidade dos custos para se manter competitiva no mercado.
Gostou do post? Quer fazer a cotação de frete hoje mesmo? Entre em contato conosco, conheça nosso serviço e tire todas as suas dúvidas.